Algemene voorwaarden laten opstellen

Dit hangt af van de complexiteit van jouw onderneming en de gewenste inhoud. Neem contact op voor een vrijblijvende prijsindicatie. De belangrijkste factoren zijn het aantal diensten of producten, of je met consumenten werkt, branchespecifieke risico’s en de vraag of er al bestaande voorwaarden liggen die als basis dienen.

HILBRINK werkt in vijf stappen: inventarisatie van jouw onderneming, analyse van de juridische risico’s, het opstellen van maatwerkvoorwaarden, een bespreking van het concept met ruimte voor optimalisatie en tot slot de definitieve oplevering. Je werkt met één vaste jurist en krijgt uitleg in begrijpelijke taal.

Ja. Heb je al algemene voorwaarden, dan kan HILBRINK die controleren en actualiseren. We toetsen of de voorwaarden nog passen bij je huidige activiteiten, of ze voldoen aan de actuele wetgeving en of belangrijke bepalingen zoals aansprakelijkheid en betaling sterk genoeg zijn geformuleerd. Soms volstaat een update, soms is een nieuwe set verstandiger.

Ja. Je kunt altijd eerst een vrijblijvende kennismaking plannen of bellen naar 073 – 20 32 619. In dat gesprek bespreken we je onderneming, je huidige situatie en wat je nodig hebt. Daarna weet je precies wat HILBRINK voor je kan doen en ontvang je een indicatie van de kosten.

Nee, algemene voorwaarden zijn meestal niet verplicht. Ze zijn echter wel sterk aan te raden omdat ze belangrijke juridische bescherming bieden. Zonder eigen voorwaarden gelden alleen de wettelijke regels uit het Burgerlijk Wetboek, en die zijn niet geschreven met jouw onderneming in gedachten.

Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als je ze vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing verklaart, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging. Daarnaast moet je de klant een redelijke mogelijkheid geven om ze te lezen. Verwijs je pas op de factuur naar je voorwaarden, dan ben je te laat.

De wet verplicht je om algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen (artikel 6:233 en 6:234 BW). Meestal stuur je ze mee als bijlage bij de offerte. Komt de overeenkomst elektronisch tot stand, dan mag je ze elektronisch beschikbaar stellen, zolang de klant ze kan opslaan. Doe je dit niet goed, dan kan de klant bepalingen vernietigen. Grote ondernemingen kunnen zich hier overigens niet op beroepen.

Nee, dit is niet verplicht. Het belangrijkste is dat je de voorwaarden correct van toepassing verklaart en beschikbaar stelt aan je klanten. Deponeren bij de KvK of de griffie van de rechtbank kan wel, maar alleen deponeren is niet genoeg om aan je informatieplicht te voldoen.

Verwijzen beide partijen naar hun eigen voorwaarden, dan gelden volgens artikel 6:225 lid 3 BW de voorwaarden die als eerste zijn genoemd, tenzij de andere partij die uitdrukkelijk afwijst. Dit heet de ‘battle of forms’. Een goed geformuleerd afwijzingsbeding in jouw offerte en voorwaarden voorkomt dat je onbedoeld aan de voorwaarden van een ander vastzit.

Voor nieuwe overeenkomsten kun je altijd nieuwe voorwaarden gebruiken. Wil je voorwaarden ook voor lopende overeenkomsten aanpassen, dan heb je een wijzigingsbeding nodig. Bij consumenten gelden daarvoor strengere eisen, zoals het recht om de overeenkomst op te zeggen bij een wijziging in hun nadeel.

Laat je voorwaarden controleren zodra je onderneming verandert, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten, een nieuw verkoopkanaal of de eerste consumentenklanten, en bij relevante wetswijzigingen. Als vuistregel adviseren wij om je voorwaarden minimaal eens per één à twee jaar tegen het licht te houden. Verouderde voorwaarden zijn een van de meest gemaakte fouten.

Dat kan, maar dit brengt risico’s met zich mee. Gratis voorbeelden sluiten vaak niet aan op jouw situatie en kunnen verouderd zijn. Bepalingen die niet passen bij je werkzaamheden of die in strijd zijn met de wet, kunnen bovendien vernietigd worden. Daarmee verlies je juist de bescherming waar je de voorwaarden voor gebruikt.

Nee, volledig uitsluiten lukt in de praktijk niet. Aansprakelijkheid bij opzet of bewuste roekeloosheid kun je nooit uitsluiten. Wat wel kan, is je aansprakelijkheid beperken, bijvoorbeeld tot het factuurbedrag of tot het bedrag dat je verzekering uitkeert. Hoe ver je mag gaan, hangt af van je klant en de omstandigheden. Bij consumenten zijn de grenzen strenger.

De zwarte lijst (artikel 6:236 BW) en grijze lijst (artikel 6:237 BW) bevatten bepalingen die in voorwaarden voor consumenten verboden zijn of als onredelijk worden vermoed. Ze gelden formeel alleen tegenover consumenten, maar rechters gebruiken ze soms ook als maatstaf bij kleine ondernemers. Werk je met consumenten, dan moeten je voorwaarden hierop zijn getoetst.

Dat kan, maar het is vaak niet verstandig. Tegenover consumenten gelden strengere regels, onder meer rond aansprakelijkheid, opzegging en het herroepingsrecht bij verkoop op afstand. Veel ondernemers kiezen daarom voor aparte voorwaarden voor zakelijke klanten en consumenten, of voor één document met een apart hoofdstuk voor consumenten.

In veel situaties wel. Een overeenkomst en algemene voorwaarden vullen elkaar aan en bieden samen de beste juridische bescherming. Het contract legt de specifieke afspraken vast, zoals prijs, werkzaamheden en looptijd. De algemene voorwaarden regelen de standaardonderwerpen, zoals betaling, aansprakelijkheid en geschillen.

Algemene voorwaarden regelen de afspraken tussen jou en je klant. Een privacyverklaring informeert mensen over hoe je hun persoonsgegevens verwerkt, zoals de AVG vereist. Het zijn twee aparte documenten met een ander doel. Verwerk je persoonsgegevens namens een klant, dan heb je daarnaast vaak een verwerkersovereenkomst nodig.

Dat kan, mits je de voorwaarden goed inricht. Neem een rechtskeuze voor Nederlands recht en een forumkeuze voor een Nederlandse rechter op. Let op: bij internationale verkoop van goederen tussen bedrijven geldt automatisch het Weens Koopverdrag, tenzij je dat uitdrukkelijk uitsluit. Voor buitenlandse consumenten blijft hun eigen beschermende recht vaak van toepassing.