Een tikfout, een vergeten kostenpost of een verkeerde prijs: een fout in een offerte is zo gemaakt. Het probleem ontstaat pas als de klant akkoord gaat en jij er juridisch aan vastzit.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om de schade te beperken, mits je snel en verstandig handelt.

1. Trek je offerte zo snel mogelijk in

Zolang je klant de offerte nog niet heeft aanvaard, kun je deze in principe intrekken. Zie je een fout? Reageer dan direct.

Stuur je klant een bericht dat de offerte onjuist is en trek deze expliciet in. Stuur meteen een gecorrigeerde versie mee. Hoe sneller je handelt, hoe kleiner de kans dat de klant de oorspronkelijke offerte nog accepteert.

Let op: heb je in je offerte een vaste geldigheidsduur opgenomen, dan wordt dat meestal gezien als een onherroepelijk aanbod gedurende die termijn, tenzij je uitdrukkelijk een herroepingsvoorbehoud hebt gemaakt. In dat geval kun je de offerte dus niet zomaar intrekken. Ook dan loont het wel om direct te handelen en een aangepaste offerte te sturen. Als de klant daarmee instemt, is het probleem alsnog opgelost.

2. Werk met een vrijblijvende offerte

De meeste flexibiliteit heb je als je werkt met een vrijblijvende offerte.

Een vrijblijvende offerte kun je niet alleen intrekken voordat de klant accepteert, maar ook nog kort daarna. De wet geeft je dan de mogelijkheid om het aanbod onverwijld te herroepen nadat de klant het heeft aanvaard.

Dat onverwijld moet je letterlijk nemen. Denk aan direct reageren, of uiterlijk dezelfde dag. Wacht je dagen, dan is de kans groot dat je te laat bent en alsnog aan de offerte vastzit.

Let op: als je na acceptatie wijzigingen aanbrengt, doe je juridisch gezien een nieuw aanbod. De klant is dus vrij om dat te weigeren. Beperk je wijzigingen daarom tot wat strikt noodzakelijk is.

3. Gebruik algemene voorwaarden

Veel fouten ontstaan doordat offertes telkens opnieuw worden opgebouwd of gekopieerd. Algemene voorwaarden helpen om dat te voorkomen.

Door standaardbepalingen, zoals betaaltermijnen, aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud en incassokosten, in je algemene voorwaarden op te nemen, blijft je offerte overzichtelijker en verklein je de kans op omissies.

Zorg er wel voor dat je algemene voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard en tijdig aan de klant zijn verstrekt. Anders kun je er mogelijk geen beroep op doen.

4. Beroep op een kennelijke vergissing

Soms is een fout zo duidelijk dat de klant had moeten begrijpen dat er iets niet klopt. In dat geval kun je een beroep doen op een kennelijke vergissing.

Denk aan een extreem lage prijs die evident niet realistisch is. In zo’n situatie mag de klant er niet zomaar op vertrouwen dat de offerte klopt.

Bij kleinere afwijkingen ligt dat anders. Zet je bijvoorbeeld per ongeluk € 9 in plaats van € 10 per stuk, dan is dat meestal geen kennelijke vergissing. Als de klant de offerte accepteert, zit je er in principe aan vast.

De vraag is uiteindelijk wat de klant in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs mocht begrijpen. Daarbij kunnen ook eerdere prijsafspraken, marktprijzen en eerdere correspondentie een rol spelen.

In de praktijk kun je je positie soms versterken door in je offerte of algemene voorwaarden een voorbehoud voor typefouten op te nemen, of door te kunnen aantonen dat eerder al een andere prijs is besproken. Maar ook dan blijft veel afhangen van de concrete omstandigheden.

Praktische conclusie

Een fout in een offerte hoeft geen ramp te zijn, maar vraagt wel om snelle en doordachte actie.

De belangrijkste lessen zijn:

• controleer je offerte vóór verzending;
• reageer direct als je een fout ontdekt;
• werk waar mogelijk met vrijblijvende offertes;
• en zorg dat je algemene voorwaarden op orde zijn.

Gaat het om grotere bedragen of ontstaat er discussie met de klant? Laat de kwestie dan tijdig beoordelen. Een kleine fout in de offerte kan anders onnodig grote financiële gevolgen krijgen.